Wie kann man unter 2024 papierlos arbeiten? Und warum?

1. Platz sparen

Die erste besteht darin, Platz in Ihrer Wohnung zu sparen. Bei mir waren alle meine Verwaltungsunterlagen in fünf großen (und sperrigen) Ordnern untergebracht. Ich habe alle meine Verwaltungsunterlagen aufbewahrt, seit ich 16 Jahre alt bin. Ich bin ein bisschen ein Freak, weil ich so viele Dokumente aufbewahre.

Ich hätte viele von ihnen loswerden können. Ich finde es jedoch gut, diese Dokumente zur Verfügung zu haben. Es war von Zeit zu Zeit von Vorteil, diese Dokumente zu finden. Dennoch nimmt sie etwas Platz in Anspruch. Papierlos zu arbeiten bedeutet, die meisten dieser Dokumente loszuwerden. Ich habe einige Originaldokumente aufbewahrt. Aber das ist nur ein winziger Teil des ursprünglichen Stapels.

Das ist natürlich eine Kleinigkeit in einem ganzen Haus. Aber ich beginne zu glauben, dass Minimalismus sehr interessant ist. Ich versuche jetzt, die Menge, die ich in meinem Haus lagere, zu reduzieren. Weniger zu haben, hat mehrere Vorteile. Es ist leichter zu bewegen. Und Sie brauchen weniger Platz.

Es klingt einfach, aber wenn man weniger Platz braucht, kann das zu einem Zimmer weniger im Haus führen. Und ein Zimmer weniger kann Ihnen im Laufe der Jahre eine Menge Geld sparen. Davon bin ich weit entfernt, denn ich bin eine Art Hamsterer, vor allem was Bücher und Technik angeht. Aber ich versuche, das zu verbessern.

2. Erleichtern Sie Ihr Leben

Der zweite Grund ist die Erleichterung der Suche nach Ihren Dokumenten.

Selbst gut organisierte Ordner sind einer Dokumentensuche auf Ihrem Computer nicht gewachsen. Ich kann jetzt Dokumente schneller finden als vorher. Außerdem kann ich diese Dokumente von jedem Gerät aus einsehen.

Der dritte Grund ist, dass Sie Ihre Dokumente von überall aus zugänglich machen können. Ich habe meine Dokumente in einem Cloud-Dienst (Google Drive) gespeichert. Das bedeutet, dass ich überall, wo ich eine Internetverbindung habe, auf meine Dokumente zugreifen kann. Das ist besser als fünf sperrige Ordner zu tragen.

3. Sichern Sie Ihre Dokumente

Und schließlich werden Ihre Dokumente durch den Verzicht auf Papier auch sicherer.

Wenn Sie sie richtig aufbewahren, sind Ihre Dokumente viel sicherer. Papierdokumente sind zerbrechlich. Wenn Sie Wasser (oder Kaffee) auf sie schütten, werden sie leiden. Und sie brennen schnell.

Wenn Sie sie in der Cloud oder auf Ihrem Computer mit einer angemessenen Sicherung speichern, werden Sie Ihre Dokumente nie verlieren. Da einige dieser Dokumente sehr wichtig sein können, ist es wichtig, sie so gut wie möglich aufzubewahren.

Wo werden die Dokumente aufbewahrt?

Zunächst müssen Sie entscheiden, wo Sie Ihre digitalen Dokumente speichern wollen. Vor der Einführung des papierlosen Systems hatten Sie alle Dokumente in Papierform. Jetzt haben Sie sie alle im digitalen Format. Es gibt viele Möglichkeiten:

1. Auf Ihrem Computer. Speichern Sie die Dateien auf Ihrem Computer. Vergessen Sie nicht, sie an einem zweiten Ort zu sichern. Das ist eine einfache Option. Allerdings werden Sie nicht überall Zugang zu Ihren Daten haben.
2. Auf einem USB-Stick. Speichern Sie alle Dateien auf einem USB-Stick (oder einer USB-Festplatte). Idealerweise sollten Sie eine zweite Kopie des Datenträgers erstellen. USB-Laufwerke sind nicht so sicher. Oder sichern Sie die Daten an einem zweiten Ort.
3. In der Wolke. Senden Sie alle Ihre Dateien an einen Cloud-Anbieter. Das ist nicht ganz so einfach, wie sie auf dem Computer zu speichern. Aber heutzutage ist es sehr einfach. Allerdings müssen Sie sich kaum um Backups kümmern. Es hat den immensen Vorteil, dass Sie von überall aus darauf zugreifen können.

Ich habe mich aus verschiedenen Gründen dafür entschieden, sie in der Cloud zu speichern. Erstens werde ich keine Probleme mit der Datensicherung haben. Dann werde ich meine Dokumente nicht verlieren. Ich denke, das ist heute der richtige Weg.

Sie müssen jedoch wissen, dass alle Ihre privaten Dokumente in der Cloud gespeichert werden. Das bedeutet, dass Sie besonders vorsichtig mit der Sicherheit Ihres Kontos sein müssen! Sie müssen ein sicheres Passwort verwenden (und es nicht wiederverwenden) und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung einsetzen. Wenn Sie das nicht tun, ist es wahrscheinlich besser, sie auf einer Festplatte mit einem Backup zu speichern.

Zum Speichern meiner Dokumente habe ich mich für Google Drive entschieden. Ich habe es bereits für viele Dinge und zum Speichern einiger Dokumente verwendet. Es hat gut zu mir gepasst. Und sie bieten 15 Go kostenlosen Speicherplatz (gemeinsam mit Ihren E-Mails und Fotos). Diese Kapazität wird für alle meine Dokumente mehr als ausreichend sein.

Ich bin kein Fan von Dropbox, da ich damit Probleme hatte. Aber es ist auch eine zuverlässige Wahl. Und es ist einfacher, sich auf einen einzigen Anbieter zu verlassen als auf mehrere. Es gibt viele Möglichkeiten für Cloud-Anbieter. Die beste Option ist wahrscheinlich für jeden anders. Wenn Sie bereits Google Drive oder Dropbox verwenden, nutzen Sie diese! Im Idealfall sollten Sie etwas finden, das kostenlos ist.

Wenn Sie auf den Datenschutz bedacht sind, können Sie trotzdem Ihre Cloud nutzen. Verwenden Sie eine Lösung wie Nextcloud, die bei Ihnen zu Hause gehostet wird, oder einen VPS, und Sie können von überall aus auf Ihre Dokumente zugreifen. Vergessen Sie aber nicht, Ihre Cloud zu sichern! Das habe ich vorher auch gemacht. Es braucht jedoch Zeit, sie zu pflegen. Und nach einer Weile wurde mir klar, dass ich diese Zeit für andere Dinge nutzen wollte. Die Nutzung einer öffentlichen Cloud ist viel einfacher und in den meisten Fällen auch sicherer.

Organisieren Sie Ihre Dokumente

Unabhängig davon, wo Sie sie aufbewahren, müssen Sie Ihre Dateien richtig organisieren.

Sie sollten z. B. Ordner anlegen, um Dokumente zu trennen:

• Hypothek
• Steuern
• Arbeit
• Offizielle Dokumente
• Versicherung
• Bank
• und so weiter

Auch bei der Benennung der verschiedenen Dokumente sollten Sie versuchen, so beschreibend wie möglich zu sein. Sie wollen die Dokumente leicht sortieren und durchsuchen können. Um die Suche zu erleichtern, sollten Sie das Datum jedes Dokuments in den Dateinamen aufnehmen.

Bevor Sie mit dem Scannen von Dokumenten beginnen, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie diese benötigen. In meinem Fall hatte ich viele Dokumente, die ich nicht aufbewahren musste. Also habe ich wahrscheinlich ein Drittel der Dokumente weggeworfen, ohne sie zu scannen.

Sobald Sie ein System eingerichtet haben, werden Sie Ihre Dokumente viel leichter finden.

Wie scanne ich Dokumente?

Sobald Sie sich für einen Ort entschieden haben, an dem Sie all diese Dokumente aufbewahren wollen, müssen Sie herausfinden, wie. Papierlos zu sein bedeutet, dass Ihre Dokumente in digitaler Form vorliegen. Es gibt drei Hauptoptionen:

1. Verwenden Sie einen professionellen Dokumentenscanner. Wenn Sie Glück haben, können Sie ein Gerät verwenden, das an Ihrem Arbeitsplatz vorhanden ist.
2. Verwenden Sie einen persönlichen Dokumentenscanner. Diese Scanner sind deutlich langsamer, haben aber dennoch eine hervorragende Qualität.
3. Benutzen Sie Ihr Telefon. Es ist die Option, zu der fast jeder Zugang hat.

Wenn Sie Zugang zu einem professionellen Dokumentenscanner haben, nutzen Sie ihn! Sie können Ihre Dokumente stapelweise scannen und das Ergebnis per Post, als Datei oder vielleicht sogar in der Cloud erhalten.

Wenn Sie keinen professionellen Dokumentenscanner haben, bleiben Ihnen nur zwei Möglichkeiten: ein normaler Scanner oder Ihr Telefon. Beides ist sehr zeitaufwändig, da Sie jede Seite einzeln einscannen müssen. Bei einigen Scannern können Sie mehrere Seiten auf einmal einlegen, aber Sie müssen immer noch ein Dokument nach dem anderen bearbeiten, um eine Datei pro Dokument zu erhalten.

Wenn Sie bereits einen guten Scanner zu Hause haben, sollten Sie ihn benutzen. Sie können es wahrscheinlich verwenden, so dass es kein Problem sein sollte, alle Dokumente zu scannen und dort zu speichern, wo Sie es wünschen.

Wenn Sie keinen Scanner zur Verfügung haben (oder ihn nicht benutzen wollen), können Sie auch Ihr Smartphone benutzen. Sie denken vielleicht, dass es verrückt ist, mit einem Telefon zu scannen. Aber aktuelle Handys haben großartige Kameras. Wenn Sie ein altes Telefon haben, ist das vielleicht nicht so toll.

Und Telefone haben zwei Vorteile gegenüber einem Scanner. Sie haben bereits ein Telefon, Sie müssen also nichts Neues kaufen. So sparen Sie etwas Geld. Aber kleine Scanner sind recht billig. Andererseits brauchen sie Platz, und den wollen Sie vielleicht nicht verschwenden.

Viele mobile Anwendungen können ein Dokument in hervorragender Qualität scannen. Oder Sie können einen Scanner kaufen. Aber ich würde empfehlen, ein Telefon zu benutzen, damit man es kostenlos machen kann! Und Sie haben bereits ein Telefon. Sie brauchen also keinen Platz mehr!