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Wie kann man unter 2023 papierlos arbeiten? Und warum?

Von Baptiste Wicht | Aktualisiert: | Finanzielle Unabhängigkeit, Sparen

(Offenlegung: Einige der unten aufgeführten Links können Affiliate-Links sein)

Viele Papierdokumente zu Hause zu haben, ist lästig. Wer würde nicht gerne all das loswerden, um eine bessere Lösung zu finden?

Ich habe beschlossen, meine Verwaltungsunterlagen papierlos zu verwalten. Es war eine lange Arbeit. Aber jetzt, wo ich papierlos bin, gibt es viele Vorteile, und ich möchte nicht mehr zurück. Alle meine Dokumente sind jetzt als elektronische Dokumente verfügbar. Ich habe fünf große Aktenordner wegwerfen können!

Ich habe mein Telefon als Scanner benutzt und alle meine Dokumente in die Cloud hochgeladen. Jetzt sind meine Dokumente von überall aus zugänglich. Und sie sind sicher in der Cloud gespeichert.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie ich kostenlos papierlos wurde. Und wie Sie es auch tun können!

Warum papierlos?

Der Verzicht auf Papier hat mehrere Vorteile.

1. Platz sparen

Die erste besteht darin, Platz in Ihrer Wohnung zu sparen. Bei mir waren alle meine Verwaltungsunterlagen in fünf großen (und sperrigen) Ordnern untergebracht. Ich habe alle meine Verwaltungsunterlagen aufbewahrt, seit ich 16 Jahre alt bin. Ich bin ein bisschen ein Freak, weil ich so viele Dokumente aufbewahre.

Ich hätte viele von ihnen loswerden können. Ich finde es jedoch gut, diese Dokumente zur Verfügung zu haben. Es war von Zeit zu Zeit von Vorteil, diese Dokumente zu finden. Dennoch braucht es etwas Platz. Papierlos zu arbeiten bedeutet, die meisten dieser Dokumente loszuwerden. Ich habe einige Originaldokumente aufbewahrt. Aber das ist nur ein winziger Teil des ursprünglichen Stapels.

Das ist natürlich eine Kleinigkeit in einem ganzen Haus. Aber ich beginne zu glauben, dass Minimalismus sehr interessant ist. Ich versuche jetzt, die Menge zu reduzieren, die ich in meinem Haus lagere. Weniger zu haben, hat mehrere Vorteile. Es ist leichter zu bewegen. Und Sie brauchen weniger Platz.

Es klingt einfach, aber weniger Platzbedarf kann dazu führen, dass man ein Zimmer weniger im Haus braucht. Und ein Zimmer weniger kann Ihnen im Laufe der Jahre eine Menge Geld sparen. Davon bin ich weit entfernt, denn ich bin eine Art Hamsterer, vor allem was Bücher und Technik angeht. Aber ich versuche, das zu verbessern.

2. Erleichtern Sie Ihr Leben

Der zweite Grund ist die Erleichterung der Suche nach Ihren Dokumenten.

Selbst gut organisierte Ordner sind einer Dokumentensuche auf Ihrem Computer nicht gewachsen. Ich kann jetzt Dokumente schneller finden als vorher. Außerdem kann ich diese Dokumente von jedem Gerät aus einsehen.

Der dritte Grund ist, dass Sie Ihre Dokumente von überall aus zugänglich machen können. Ich habe beschlossen, meine Dokumente in einem Cloud-Dienst zu speichern (bei mir Google Drive). Das bedeutet, dass ich überall, wo ich eine Internetverbindung habe, auf meine Dokumente zugreifen kann. Das ist besser als fünf sperrige Ordner zu tragen.

3. Sichern Sie Ihre Dokumente

Und schließlich werden Ihre Dokumente durch den Verzicht auf Papier auch sicherer.

Wenn Sie sie richtig aufbewahren, sind Ihre Dokumente viel sicherer. Papierdokumente sind zerbrechlich. Wenn Sie Wasser (oder Kaffee) auf sie schütten, werden sie leiden. Und sie können schnell verbrennen (hoffen wir, dass das nie einem von uns passiert).

Wenn Sie sie in der Cloud oder auf Ihrem Computer mit einer angemessenen Sicherung speichern, werden Sie Ihre Dokumente nie verlieren. Da einige dieser Dokumente sehr wichtig sein können, ist es wichtig, sie so gut wie möglich aufzubewahren.

Wie wird man papierlos?

Nachdem wir nun die vielen Vorteile des papierlosen Arbeitens gesehen haben, müssen wir uns überlegen, wie wir papierlos werden können.

Der zeitaufwändigste Teil ist die Umwandlung all Ihrer vorhandenen Dokumente in elektronische Dokumente. Nachdem Sie Ihre aktuellen Dokumente konvertiert haben, dauert es nur ein wenig, die neuen Dokumente zu konvertieren, sobald Sie sie erhalten.

Wo werden die Dokumente aufbewahrt?

Zunächst müssen Sie entscheiden, wo Sie Ihre digitalen Dokumente speichern wollen. Vor der Einführung des papierlosen Systems hatten Sie alle Dokumente in Papierform. Jetzt haben Sie sie alle im digitalen Format. Es gibt viele Möglichkeiten:

  1. Auf Ihrem Computer. Speichern Sie die Dateien auf Ihrem Computer. Vergessen Sie nicht, sie an einem zweiten Ort zu sichern. Das ist eine einfache Option. Allerdings werden Sie nicht überall Zugang zu Ihren Daten haben.
  2. Auf einem USB-Stick. Speichern Sie alle Dateien auf einem USB-Stick (oder einer USB-Festplatte). Idealerweise sollten Sie eine zweite Kopie des Datenträgers erstellen. USB-Laufwerke sind nicht so sicher. Oder sichern Sie die Daten an einem zweiten Ort.
  3. In der Wolke. Senden Sie alle Ihre Dateien an einen Cloud-Anbieter. Das ist etwas weniger einfach, als sie auf dem Computer zu speichern. Aber heutzutage ist es sehr einfach. Allerdings müssen Sie sich kaum um Backups kümmern. Es hat den immensen Vorteil, dass man von überall aus Zugang zu ihnen haben sollte.

Ich habe mich aus verschiedenen Gründen dafür entschieden, sie in der Cloud zu speichern. Erstens werde ich keine Probleme mit der Datensicherung haben. Dann werde ich meine Dokumente nicht verlieren. Ich denke, das ist heute der richtige Weg.

Sie müssen sich jedoch darüber im Klaren sein, dass alle Ihre privaten Dokumente in der Cloud gespeichert werden. Das bedeutet, dass Sie besonders vorsichtig mit der Sicherheit Ihres Kontos sein müssen! Sie müssen ein sicheres Passwort verwenden (und es nicht wiederverwenden) und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung einsetzen. Wenn Sie das nicht tun, ist es wahrscheinlich besser, sie auf einer Festplatte mit einem Backup zu speichern.

Zum Speichern meiner Dokumente habe ich mich für Google Drive entschieden. Ich habe es bereits für viele Dinge und zum Speichern einiger Dokumente verwendet. Es hat gut zu mir gepasst. Und sie bieten 15 Go kostenlosen Speicherplatz (gemeinsam mit Ihren E-Mails und Fotos). Diese Kapazität wird für alle meine Dokumente mehr als ausreichend sein.

Ich bin kein Fan von Dropbox, da ich in der Vergangenheit Probleme damit hatte. Aber es ist auch eine zuverlässige Wahl. Und es ist einfacher, sich auf einen einzigen Anbieter zu verlassen als auf mehrere. Es gibt viele Möglichkeiten für Cloud-Anbieter. Die beste Option ist wahrscheinlich für jeden anders. Wenn Sie bereits Google Drive oder Dropbox verwenden, nutzen Sie diese! Im Idealfall sollten Sie etwas finden, das kostenlos ist. Sparen wir etwas Geld!

Wenn Sie ein Datenschutz-Paranoiker sind, können Sie Ihre Cloud trotzdem nutzen. Verwenden Sie eine Lösung wie Nextcloud, die bei Ihnen zu Hause gehostet wird, oder einen VPS, und Sie können von überall aus auf Ihre Dokumente zugreifen. Vergessen Sie aber nicht, Ihre Cloud zu sichern! Das habe ich vorher auch gemacht. Es braucht jedoch Zeit, sie zu pflegen. Und nach einer Weile wurde mir klar, dass ich diese Zeit für andere Dinge nutzen wollte. Die Nutzung einer öffentlichen Cloud ist viel einfacher und in den meisten Fällen auch sicherer.

Organisieren Sie Ihre Dokumente

Unabhängig davon, wo Sie sie aufbewahren, müssen Sie Ihre Dateien richtig organisieren.

Sie sollten z. B. Ordner anlegen, um Dokumente zu trennen:

  • Hypothek
  • Steuern
  • Arbeit
  • Offizielle Dokumente
  • Versicherung
  • Bank
  • und so weiter

Auch bei der Benennung der verschiedenen Dokumente sollten Sie versuchen, so beschreibend wie möglich zu sein. Sie wollen die Dokumente leicht sortieren und durchsuchen können. Um die Suche zu erleichtern, sollten Sie das Datum jedes Dokuments in den Dateinamen aufnehmen.

Bevor Sie mit dem Scannen von Dokumenten beginnen, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie diese benötigen. In meinem Fall hatte ich viele Dokumente, die ich nicht aufbewahren musste. Also habe ich wahrscheinlich ein Drittel der Dokumente weggeworfen.

Sobald Sie ein System eingerichtet haben, werden Sie Ihre Dokumente viel leichter finden.

Wie scanne ich Dokumente?

Sobald Sie sich für einen Ort entschieden haben, an dem Sie all diese Dokumente aufbewahren wollen, müssen Sie herausfinden, wie Sie dies tun können. Papierlos zu sein bedeutet, dass Ihre Dokumente in digitaler Form vorliegen. Es gibt drei Hauptoptionen:

  1. Verwenden Sie einen professionellen Dokumentenscanner. Wenn Sie Glück haben, können Sie ein Gerät verwenden, das an Ihrem Arbeitsplatz vorhanden ist.
  2. Verwenden Sie einen persönlichen Dokumentenscanner. Diese Scanner sind deutlich langsamer, haben aber dennoch eine hervorragende Qualität.
  3. Benutzen Sie Ihr Telefon. Es ist die Option, zu der fast jeder Zugang hat.

Wenn Sie Zugang zu einem professionellen Dokumentenscanner haben, nutzen Sie ihn! Sie können Ihre Dokumente stapelweise scannen und das Ergebnis per Post, als Datei oder vielleicht sogar in der Cloud erhalten.

Wenn Sie keinen professionellen Dokumentenscanner haben, bleiben Ihnen nur zwei Möglichkeiten: ein normaler Scanner oder Ihr Telefon. Beides wird viel Zeit in Anspruch nehmen, da Sie jede Seite einzeln scannen müssen. Bei einigen Scannern können Sie mehrere Seiten auf einmal einlegen, aber Sie müssen immer noch ein Dokument nach dem anderen bearbeiten, um eine Datei pro Dokument zu erhalten.

Wenn Sie bereits einen guten Scanner zu Hause haben, sollten Sie ihn benutzen. Sie können es wahrscheinlich verwenden, so dass es kein Problem sein sollte, alle Dokumente zu scannen und dort zu speichern, wo Sie es wünschen.

Wenn Sie keinen Scanner zur Verfügung haben (oder ihn nicht benutzen wollen), können Sie auch Ihr Smartphone benutzen. Sie denken vielleicht, dass es verrückt ist, mit einem Telefon zu scannen. Aber aktuelle Handys haben großartige Kameras. Wenn Sie ein altes Telefon haben, ist das vielleicht nicht so toll.

Und Telefone haben zwei Vorteile gegenüber einem Scanner. Sie haben bereits ein Telefon, Sie brauchen also kein neues zu kaufen. So sparen Sie etwas Geld. Aber kleine Scanner sind recht billig. Andererseits brauchen sie Platz, und den wollen Sie vielleicht nicht verschwenden.

Viele mobile Anwendungen können ein Dokument in hervorragender Qualität scannen. Oder Sie können einen Scanner kaufen. Aber ich würde empfehlen, ein Telefon zu benutzen, damit man es kostenlos machen kann! Und Sie haben bereits ein Telefon. Sie brauchen also keinen Platz mehr!

So scannen Sie Dokumente mit einem Smartphone

Ich habe mir viele Anträge angeschaut. Leider sind die meisten von ihnen schlecht oder sogar schrecklich. Und einige von ihnen sind nicht kostenlos. Da ich Google Drive zum Speichern der Dokumente verwende, war meine erste Wahl, sie mit der Google Drive-Anwendung zu scannen, aber die Qualität ist schrecklich. Sie ist nutzlos.

Vielleicht liegt es an meinem Telefon. Ich weiß es nicht. Einige Personen haben berichtet, dass sie mit Google Drive-Anwendungen gute Ergebnisse erzielen. Aber die Dokumente sind nicht lesbar, wenn ich die Google Drive-Anwendung verwende. Wenn Sie mit Google Drive gute Erfahrungen gemacht haben, sollten Sie es ausprobieren!

Zum Glück habe ich CamScanner gefunden. Diese einfache Anwendung eignet sich hervorragend zum Scannen von Dokumenten. Und es kann die Dokumente direkt auf Google Drive hochladen. Sie ist für Android, iPhone, iPad und Windows Phone verfügbar. Einige Leute haben berichtet, dass sie mit Office Lens gute Ergebnisse erzielt haben. Aber es hat bei mir nicht gut funktioniert und bietet keine Unterstützung für Google Drive.

Die Anwendung kann die Seite automatisch erkennen. Dann wird die Schieflage der Seite beseitigt. Es wird nur der relevante Teil beibehalten. Und die App wird das Bild für eine bessere Textqualität verbessern. Um die beste Qualität zu erzielen, sollten Sie Ihr Dokument auf einer gut beleuchteten Oberfläche mit einer einzigen Farbe scannen.

Sie können sie dann in die Cloud hochladen oder per Post verschicken. Es gibt viele Funktionen. Wenn Sie den gleichen Prozess wie ich befolgen, benötigen Sie keine Premiumfunktionen. Es wird also kostenlos sein!

Beachten Sie jedoch, dass Camscanner ein Wasserzeichen auf jedem Bild anbringt: Scannen mit Camscanner. Mir persönlich ist das völlig egal, aber manche Leute mögen das nicht. In diesem Fall sollten Sie entweder Camscanner kaufen oder eine andere Anwendung verwenden.

Scannen eines Dokuments mit CamScanner

Sobald Sie sich in der Anwendung befinden, können Sie über das Kamerasymbol unten rechts ein neues Dokument scannen. Dann machen Sie ein Foto von Ihrem Dokument:

Scannen eines Dokuments mit CamScanner
Scannen eines Dokuments mit CamScanner

Sobald Sie eine gute Qualität haben, können Sie das Bild aufnehmen. CamScanner erkennt dann die Kontur des Dokuments:

Auspacken eines Dokuments mit CamScanner
Auspacken eines Dokuments mit CamScanner

In mehr als 90 % der Fälle erkennt die App den Umriss richtig. Bei einigen komplexen Dokumenten mit Farbe funktioniert dies möglicherweise nicht. In diesen Fällen können Sie die Kontur selbst verschieben. Wenn Sie mit der Kontur zufrieden sind, validieren Sie sie. CamScanner wird dann Ihr Dokument verarbeiten.

CamScanner Endergebnis für gescanntes Dokument
CamScanner Endergebnis für gescanntes Dokument

Wie Sie sehen können, hat die Anwendung aus einem verzogenen Dokument das endgültige Dokument wieder gerade gemacht. Der Text wurde verbessert, damit er besser aussieht. Sie können auch mit verschiedenen Optionen spielen. Ich habe jedoch schon mehr als tausend Dokumente gescannt und habe die anderen Optionen noch nie benötigt. Die Option Auto ist einfach großartig.

Sie können auch ein Konto anlegen und Ihre Dokumente in der Cloud speichern. Sie benötigen ein Premium-Konto, wenn Sie viele Dokumente speichern möchten. Ich wollte aber nicht noch einen weiteren Cloud-Anbieter nutzen. Und da ich mit Google Drive zufrieden bin, gibt es keinen Grund zu wechseln. Ich habe keine der Premium-Funktionen der App genutzt. Aber da die Anwendung so großartig ist, habe ich keinen Zweifel, dass sie viele großartige Funktionen hat.

Beachten Sie, dass die kostenlose Version von Camscanner Ihre Dokumente mit einer Markierung versieht. Sie müssen für Camscanner bezahlen, wenn Sie es loswerden wollen. Aber dieses Zeichen hat mich nie gestört.

Mein papierloser Prozess

Normalerweise scanne ich nicht ein Dokument nach dem anderen. Folgen wir den Techniken der Industrialisierung. Ich mache einen großen Stapel von Papieren zusammen. Hier ist mein Prozess mit CamScanner für eine Reihe von Dokumenten:

  1. Auf CamScanner
    1. Scannen Sie jedes Dokument, eines nach dem anderen
    2. Alle Dokumente auswählen
    3. Alle Dokumente auf Google Drive hochladen
    4. Alle Dokumente löschen, nachdem ich sie hochgeladen habe
  2. Auf Google Drive
    1. Dokumente in den richtigen Ordner verschieben
    2. Alle Dokumente umbenennen

Ich habe festgestellt, dass dieses Verfahren am schnellsten ist. So muss ich die Dateien auf meinem Telefon nicht umbenennen. Da meine Finger beim Telefonieren nicht zu funktionieren scheinen, ist das gut für mich!

Um nicht auszubrennen, empfehle ich, lange Scans zu machen. Ich habe viele 45-Minuten-Sitzungen gemacht. Ich habe das Scannen durchgeführt, während ich Fernsehsendungen sah. Das ist ein ziemlich langer Prozess. Aber immer noch besser, als ich es mir vorgestellt habe.

Wenn ich neue Dokumente erhalte, bewahre ich sie bis zum Ende des Monats auf und bearbeite sie dann alle. Sie können sie natürlich auch einscannen, wenn Sie sie erhalten. Das hängt von Ihrer Arbeitsweise ab. Ich ziehe es vor, einen ganzen Stapel davon auf einmal zu machen. Ich habe eine wiederkehrende Aufgabe in meinem Aufgabenverwaltungssystem, die mir sagt, dass ich sie scannen soll.

Welche Dokumente sollen auf Papier aufbewahrt werden?

Am Ende habe ich noch ein paar Dokumente behalten. Sie werden vielleicht sagen, ich bin nicht papierlos. Da ich etwa 99 % meiner Dokumente losgeworden bin, verdiene ich den Titel „papierlos“ immer noch. Wenn Sie nicht so denken, können Sie mich paperlite nennen! Es ist ein minimales Set, das nicht viel Platz wegnimmt. Ich brauche dafür nicht einmal einen Ordner.

Hier sind ein paar Dinge, die ich behalten habe:

  • Mein Arbeitsvertrag
  • Einige Versicherungsverträge
  • Alle meine Diplome
  • Einige Zertifizierungen
  • Ein paar verschiedene Verträge

Insgesamt behalte ich nicht viele Papiere. Ich brauche nicht einmal einen Ordner für sie. Das hängt von Ihnen ab und davon, wie sehr Sie das Original benötigen. Vielleicht müssen Sie gar nichts davon speichern.

Auch wenn Sie das Originaldokument speichern, sollten Sie es natürlich auch einscannen. Auf diese Weise haben Sie eine Kopie und können auch leicht auf sie zugreifen.

Meine papierlose Bilanz nach zwei Jahren

Es ist nun schon mehr als zwei Jahre her, dass ich diesen ganzen Prozess durchlaufen habe.

Alles in allem bin ich sehr froh, dass ich das gemacht habe! Damit habe ich zu Hause eine Menge Platz gespart. Außerdem sparte ich viel Zeit, wenn ich auf diese Dokumente zugreifen musste. Ich denke, das ist der wichtigste Vorteil.

Jetzt kann ich von meinem Computer und meinem Telefon aus auf meine Dokumente zugreifen. Und ich kann von überall auf sie zugreifen. Wenn ich aus irgendeinem Grund eine gedruckte Version benötige, kann ich immer einige davon am Arbeitsplatz direkt von meinem Computer aus drucken. Das ist ein großer Vorteil des papierlosen Arbeitens!

Das war zum Beispiel beim Kauf eines Hauses sehr praktisch. Sobald der Bankangestellte Unterlagen benötigte, konnte ich ihm diese direkt und ohne Verzögerung per E-Mail zusenden. Das war praktisch.

Und es macht mir nichts aus, von Zeit zu Zeit einen Stapel von Dokumenten zu scannen. Ich glaube, das ist besser, als mit der Zeit immer mehr Papiere zu sammeln und zu sortieren. Wir haben jetzt einen Scanner zu Hause, so dass ich mein Telefon nicht mehr benutze. Aber ich denke trotzdem, dass es sehr praktisch war, es per Telefon zu machen.

Der Verzicht auf Papier war für mich eine tolle Sache!

Schlussfolgerung

Ich bin seit mehr als zwei Jahren papierlos, und ich empfehle Ihnen, dasselbe zu tun, bevor Sie zu viele Dokumente anhäufen. Die Verwendung von CamScanner auf Ihrem Telefon und die Speicherung Ihrer Dokumente in der Cloud ist sehr praktisch. Und wenn Sie einen eigenen Scanner haben, wird es noch einfacher.

Der Verzicht auf Papier ist einfach zu bewerkstelligen und hat viele Vorteile. Wenn Sie in Ihrer Wohnung etwas Platz sparen wollen, ist das ein guter Anfang.

Natürlich können auch andere mobile Anwendungen dies tun. Und vielleicht finden Sie eine bessere Lösung für Ihre Situation. Wichtig ist, dass Sie die Vorteile des papierlosen Arbeitens nutzen.

Wenn Ihnen der Ansatz des Minimalismus gefällt, können Sie versuchen, mit der Konmari-Methode dasselbe für Ihr Haus zu tun.

Wie steht es mit Ihnen? Sind Sie bereits papierlos?

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Baptiste Wicht gründete thepoorswiss.com im Jahr 2017. Er erkannte, dass er in die Falle der Lifestyle-Inflation tappte. Er beschloss, seine Ausgaben zu senken und sein Einkommen zu erhöhen. In diesem Blog geht es um seine Geschichte und seine Erkenntnisse. Im Jahr 2019 spart er mehr als 50 % seines Einkommens. Er hat es sich zum Ziel gesetzt, finanziell unabhängig zu werden. Sie können Herrn The Poor Swiss hier eine Nachricht schicken.

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