Comment se passer de papier sur 2022? Et pourquoi ?

Par Baptiste Wicht | Mis à jour: | Indépendance Financière, Économiser

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Avoir de nombreux documents papier à la maison est une source de tracas. Qui ne voudrait pas se débarrasser de tout cela pour une meilleure solution ?

J’ai décidé de me passer de papier pour mes documents administratifs. C’était un long travail. Mais maintenant que je suis sans document papier, les avantages sont nombreux et je ne voudrais pas revenir en arrière. Tous mes documents sont désormais disponibles sous forme de documents électroniques. J’ai pu jeter cinq gros classeurs de documents !

J’ai utilisé mon téléphone comme un scanner et j’ai téléchargé tous mes documents sur le cloud. Désormais, mes documents sont accessibles de n’importe où. Et ils sont stockés en toute sécurité dans le nuage.

Découvrez comment je suis devenu sans document papier gratuitement dans ce billet. Et comment vous pouvez le faire aussi !

Pourquoi se passer de papier ?

Il y a plusieurs avantages à se passer de papier.

1. Économisez de l’espace

La première est de gagner de l’espace dans votre maison. Pour ma part, tous mes documents administratifs se trouvaient dans cinq gros (et encombrants) classeurs. J’ai conservé tous mes documents administratifs depuis l’âge de 16 ans. Je suis un peu bizarre de garder autant de documents.

J’aurais pu me débarrasser de beaucoup d’entre eux. Cependant, j’aime avoir ces documents à disposition. Il a été bénéfique de temps en temps de pouvoir trouver ces documents. Néanmoins, il faut de l’espace. Se passer de papier signifie se débarrasser de la plupart de ces documents. J’ai conservé certains documents originaux. Mais ce n’est qu’une infime partie de la pile initiale.

Bien sûr, c’est peu de choses dans une maison entière. Mais je commence à croire que le minimalisme est très intéressant. J’essaie maintenant de réduire la quantité que je stocke dans ma maison. En avoir moins présente plusieurs avantages. Il est plus facile à déplacer. Et vous avez besoin de moins d’espace.

Cela semble simple, mais avoir besoin de moins d’espace peut conduire à avoir besoin d’une pièce de moins dans une maison. Et une pièce en moins peut vous faire économiser beaucoup d’argent au fil des ans. J’en suis loin puisque je suis un peu thésauriseur, surtout pour les livres et la technologie. Mais j’essaie d’améliorer cela.

2. Facilitez votre vie

La deuxième raison est de faciliter la recherche de vos documents.

Même des classeurs bien organisés ne peuvent rivaliser avec une recherche de documents sur votre ordinateur. Je peux maintenant trouver des documents plus rapidement qu’avant. En outre, je suis également en mesure de consulter ces documents à partir de n’importe quel appareil.

En effet, la troisième raison est de rendre vos documents disponibles de n’importe où. J’ai décidé de stocker mes documents dans un service en nuage (Google Drive pour moi). Cela signifie que je peux accéder à mes documents partout où je dispose d’une connexion internet. C’est mieux que de porter cinq classeurs encombrants.

3. Sécurisez vos documents

Enfin, la dématérialisation rendra vos documents plus sûrs.

Si vous les stockez correctement, vos documents seront beaucoup plus sûrs. Les documents papier sont fragiles. Si vous faites tomber de l’eau (ou du café) sur eux, ils souffriront. Et ils peuvent brûler rapidement (espérons que cela n’arrive jamais à l’un d’entre nous).

Si vous les stockez sur le cloud ou sur votre ordinateur avec une sauvegarde adéquate, vous ne perdrez jamais vos documents. Comme certains de ces documents peuvent être très importants, il est essentiel de les préserver au mieux.

Comment se passer de papier ?

Maintenant que nous avons vu de nombreux avantages à se passer de document papier, nous devons voir comment le faire.

La partie la plus longue consiste à convertir tous vos documents existants en documents électroniques. Une fois que vous avez converti vos documents actuels, il suffit d’un peu de temps pour convertir les nouveaux documents lorsque vous les recevez.

Où stocker les documents ?

Tout d’abord, vous devez décider où stocker vos documents numériques. Avant d’être dématérialisé, vous les aviez tous au format papier. Désormais, vous les aurez tous en format numérique. Il existe de nombreuses options :

  1. Sur votre ordinateur. Enregistrez les fichiers sur votre ordinateur. N’oubliez pas de les sauvegarder dans un emplacement secondaire. C’est une option facile. Cependant, vous n’aurez pas accès à vos données partout.
  2. Sur une clé USB. Sauvegardez tous les fichiers sur une clé USB (ou un disque dur USB). Dans l’idéal, vous devriez faire une deuxième copie du disque. Les clés USB ne sont pas si sûres. Ou sauvegarder dans un emplacement secondaire.
  3. Sur le nuage. Envoyez tous vos fichiers à un seul fournisseur de services en nuage. C’est un peu moins facile que de les stocker sur votre ordinateur. Mais cela reste simple de nos jours. Cependant, vous n’avez pratiquement pas à vous soucier des sauvegardes. Il présente l’immense avantage de vous permettre d’y accéder de n’importe où.

J’ai décidé de les sauvegarder sur le nuage pour plusieurs raisons différentes. Premièrement, je n’aurai aucun problème de sauvegarde. Ainsi, je ne perdrai pas mes documents. Je pense que c’est la voie à suivre aujourd’hui.

Toutefois, vous devez être conscient que tous vos documents privés se trouveront sur le nuage. Cela signifie que vous devez faire très attention à la sécurité de votre compte ! Vous devez utiliser un mot de passe sécurisé (et ne pas le réutiliser) et utiliser une authentification à deux facteurs. Si vous ne le faites pas, il est probablement préférable de les stocker sur un disque dur avec une sauvegarde.

Pour stocker mes documents, j’ai décidé d’utiliser Google Drive. Je l’utilisais déjà pour de nombreuses choses et pour sauvegarder quelques documents. C’était un bon ajustement pour moi. Et ils offrent 15 Go de stockage gratuit (partagé avec votre courrier et vos photos). Cette capacité sera plus que suffisante pour tous mes documents.

Je ne suis pas un fan de Dropbox car j’ai eu des problèmes avec lui dans le passé. Mais c’est aussi un choix fiable. Et il est plus facile de se fier à un seul fournisseur qu’à plusieurs. Il existe de nombreux choix de fournisseurs de services en nuage. La meilleure option est probablement différente pour chacun. Si vous utilisez déjà Google Drive ou Dropbox, utilisez-les ! Dans l’idéal, trouvez quelque chose qui soit gratuit. Économisons de l’argent !

Maintenant, si vous êtes un paranoïaque de la vie privée, vous pouvez toujours utiliser votre nuage. Utilisez quelque chose comme Nextcloud, hébergé chez vous, ou un VPS, et vous pourrez accéder à vos documents de n’importe où. N’oubliez pas de sauvegarder votre nuage, cependant ! C’est ce que je faisais avant. Cependant, il faut du temps pour l’entretenir. Et au bout d’un moment, j’ai réalisé que je voulais garder ce temps pour d’autres choses. Passer à un nuage public est beaucoup plus simple et aussi plus sûr dans la plupart des cas.

Organisez vos documents

Quel que soit l’endroit où vous les stockez, vous devez organiser vos fichiers correctement.

Vous devez créer des dossiers pour séparer les documents, par exemple :

  • Hypothèque
  • Taxes
  • Travail
  • Documents officiels
  • Assurance
  • Banque
  • et ainsi de suite

Et lorsque vous nommez les différents documents, vous devez également essayer d’être aussi descriptif que possible. Vous voulez être en mesure de trier et de rechercher facilement les documents. Vous devez inclure la date de chaque document dans le nom du fichier pour faciliter la tâche.

Avant de commencer à numériser des documents, vous devriez probablement vous assurer que vous en avez besoin. Dans mon cas, j’avais beaucoup de documents que je n’avais pas besoin de conserver. J’ai donc jeté environ un tiers des documents.

Une fois que vous aurez mis en place un système, il vous sera beaucoup plus facile de retrouver vos documents.

Comment numériser des documents ?

Une fois que vous avez choisi l’endroit où vous allez stocker tous ces documents, vous devez trouver comment le faire. Se passer de papier signifie avoir vos documents sous forme numérique. Il y a trois choix principaux :

  1. Utilisez un scanner de documents professionnel. Si vous avez de la chance, vous pouvez en utiliser un qui est disponible sur votre lieu de travail.
  2. Utilisez un scanner de documents personnel. Ces scanners sont nettement plus lents, mais offrent néanmoins une excellente qualité.
  3. Utilisez votre téléphone. C’est l’option à laquelle presque tout le monde a accès.

Si vous avez accès à un scanner de documents professionnel, utilisez-le ! Vous pouvez numériser vos documents par lots, et vous pouvez recevoir le résultat par courrier ou sur fichier, ou peut-être même sur le nuage.

Maintenant, si vous ne disposez pas d’un scanner de documents professionnel, il vous reste deux options : un scanner normal ou votre téléphone. Dans les deux cas, il faudra beaucoup de temps, car vous devrez scanner chaque page individuellement. Certains scanners personnels vous permettent d’alimenter plusieurs pages à la fois, mais vous devrez toujours faire un document à la fois pour pouvoir obtenir un fichier par document.

Si vous avez déjà un bon scanner à la maison, vous devriez probablement l’utiliser. Vous pouvez probablement l’utiliser. Vous ne devriez donc pas avoir de problème à numériser tous les documents et à les enregistrer là où vous l’avez décidé.

Enfin, si vous n’avez pas de scanner à disposition (ou si vous ne voulez pas l’utiliser), vous pouvez également utiliser votre smartphone. Vous pouvez penser qu’il est fou de scanner avec un téléphone. Mais les téléphones récents ont d’excellents appareils photo. Si vous avez un ancien téléphone, ce n’est pas forcément génial.

Et les téléphones ont deux avantages par rapport à un scanner. Vous avez déjà un téléphone, vous n’avez donc pas besoin d’en acheter un nouveau. Cela vous permettra d’économiser de l’argent. Mais les petits scanners sont assez bon marché. D’un autre côté, ils prennent de la place, et vous ne voulez peut-être pas gaspiller cet espace.

De nombreuses applications mobiles peuvent numériser un document avec une excellente qualité. Ou vous pouvez acheter un scanner. Mais je vous recommande d’utiliser un téléphone pour que vous puissiez le faire gratuitement ! Et vous avez déjà un téléphone. Il ne vous prendra donc pas plus de place !

Comment numériser des documents avec un smartphone

J’ai examiné de nombreuses applications. Malheureusement, la plupart d’entre eux sont mauvais, voire terribles. Et certains d’entre eux ne sont pas gratuits. Comme j’utilise Google Drive pour stocker les documents, mon premier choix a été d’utiliser l’application Google Drive pour les numériser, mais la qualité est terrible. C’est inutile.

C’est peut-être à cause de mon téléphone. Je ne sais pas. Certaines personnes ont déclaré avoir de bons résultats avec les applications Google Drive. Mais les documents ne sont pas lisibles lorsque j’utilise l’application Google Drive. Si vous avez de bons résultats avec Google Drive, allez-y !

Heureusement, j’ai trouvé CamScanner. Cette application simple est idéale pour numériser des documents. Et il peut télécharger les documents directement sur Google Drive. Il est disponible pour Android, iPhone, iPad et Windows Phone. Certaines personnes ont déclaré avoir obtenu de bons résultats avec Office Lens. Mais il n’a pas bien fonctionné pour moi et ne prend pas en charge Google Drive.

L’application peut détecter la page automatiquement. Ensuite, il supprimera l’inclinaison de la page. Il ne conservera que la partie pertinente. Et l’application améliorera l’image pour une meilleure qualité de texte. Pour obtenir la meilleure qualité, vous devez numériser votre document sur une surface bien éclairée avec une seule couleur.

Vous pouvez ensuite le télécharger sur le nuage ou l’envoyer par courrier. Il existe de nombreuses fonctionnalités. Si vous suivez le même processus que moi, vous n’aurez pas besoin de fonctionnalités premium. Ce sera donc gratuit!

Toutefois, n’oubliez pas que Camscanner ajoutera un filigrane en haut de chaque image : Scanner avec Camscanner. Personnellement, je m’en moque éperdument, mais certaines personnes n’aiment pas cela. Dans ce cas, vous devez soit acheter Camscanner, soit utiliser une autre application.

Numériser un document avec CamScanner

Une fois que vous êtes dans l’application, vous pouvez numériser un nouveau document à l’aide de l’icône de l’appareil photo en bas à droite. Ensuite, vous prendrez une photo de votre document :

Numériser un document avec CamScanner
Numériser un document avec CamScanner

Une fois que vous avez obtenu une bonne qualité, vous pouvez prendre la photo. CamScanner détecte alors le contour du document :

Déballer un document avec CamScanner
Déballer un document avec CamScanner

Dans plus de 90 % des cas, l’application détectera correctement le contour. Pour certains documents complexes comportant des couleurs, cela peut ne pas fonctionner. Dans ces cas, vous pouvez déplacer le contour vous-même. Une fois que vous êtes satisfait du contour, validez-le. CamScanner traitera ensuite votre document.

Résultat final de CamScanner pour le document numérisé
Résultat final de CamScanner pour le document numérisé

Comme vous pouvez le voir, à partir d’un document déformé, l’application a remis le document final droit. Le texte est amélioré pour mieux paraître. Vous pouvez également jouer avec plusieurs options. Cependant, j’ai numérisé plus d’un millier de documents, et je n’ai jamais eu besoin des autres options. L’option Auto est tout simplement géniale.

Vous pouvez également créer un compte et stocker vos documents sur leur cloud. Vous avez besoin d’un compte premium si vous voulez sauvegarder un grand nombre de documents. Cependant, je ne voulais pas utiliser un autre fournisseur de services en nuage. Et comme je suis heureux avec Google Drive, il n’y a aucune raison de changer. Je n’ai pas utilisé les fonctionnalités premium de l’application. Mais l’application étant si géniale, je ne doute pas qu’elle ait de nombreuses fonctionnalités intéressantes.

Sachez que la version gratuite de Camscanner ajoute une marque à vos documents. Vous devrez payer pour Camscanner si vous voulez vous en débarrasser. Mais cette marque ne m’a jamais dérangé.

Mon processus sans papier

En général, je ne numérise pas un document à la fois. Suivons les techniques d’industrialisation. Je fais un gros lot de papiers ensemble. Voici mon processus d’utilisation de CamScanner pour un ensemble de documents :

  1. Sur CamScanner
    1. Numériser chaque document, l’un après l’autre
    2. Sélectionner tous les documents
    3. Téléchargez tous les documents sur Google Drive
    4. Supprimer tous les documents après les avoir téléchargés
  2. Sur Google Drive
    1. Déplacer les documents vers le bon dossier
    2. Renommer tous les documents

Ce processus est celui que j’ai trouvé le plus rapide. Grâce à cela, je n’ai pas besoin de renommer les fichiers sur mon téléphone. Comme mes doigts ne semblent pas fonctionner sur un téléphone, c’est bon pour moi !

Pour ne pas s’épuiser, je recommande de faire de longues sessions de balayage. J’ai fait de nombreuses séances de 45 minutes. Je faisais le scan en regardant des émissions de télé. C’est un processus assez long. Mais toujours mieux que ce que j’avais imaginé.

Lorsque je reçois de nouveaux documents, je les stocke jusqu’à la fin du mois, puis je les traite tous. Vous pouvez, bien sûr, les scanner au fur et à mesure que vous les recevez. Cela dépend de votre façon de travailler. Je préfère en faire un lot en une seule fois. J’ai une tâche récurrente sur mon système de gestion des tâches qui me dit de les scanner.

Quels documents conserver sur papier ?

Finalement, j’ai quand même gardé quelques documents. Vous pouvez dire que je ne suis pas entièrement sans papier. Comme je me suis débarrassé d’environ 99 % de mes documents, je mérite quand même le titre de « sans papier ». Si vous ne le pensez pas, vous pouvez m’appeler presque sans papier! C’est un ensemble minimal qui ne prend pas beaucoup de place. Je n’ai même pas besoin d’un classeur pour cela.

Voici quelques éléments que j’ai décidé de garder :

  • Mon contrat de travail
  • Quelques contrats d’assurance
  • Tous mes diplômes
  • Quelques certifications
  • Quelques contrats divers

Globalement, je ne garde pas beaucoup de papiers. Je n’ai même pas besoin d’un classeur pour eux. Cela dépendra de vous et de la mesure dans laquelle vous pensez avoir besoin de l’original. Peut-être n’aurez-vous pas besoin d’en sauvegarder une seule.

Bien entendu, même si vous sauvegardez le document original, n’oubliez pas de le numériser également. De cette façon, vous en avez une copie, et vous pouvez aussi y accéder facilement.

Mon bilan sans document papier après deux ans

Cela fait maintenant plus de deux ans que je suis passé par tout ce processus.

Dans l’ensemble, je suis ravi d’avoir fait cela ! Cela m’a fait gagner beaucoup d’espace à la maison. Et cela m’a également permis de gagner beaucoup de temps lorsque j’avais besoin d’accéder à ces documents. Je pense que c’est l’avantage le plus important.

Désormais, je peux accéder à mes documents depuis mon ordinateur et mon téléphone. Et je peux y accéder de n’importe où. Si, pour une raison quelconque, j’ai besoin d’une version imprimée, je peux toujours en imprimer certaines au travail, directement à partir de mon ordinateur. C’est un grand avantage d’être sans document papier !

Par exemple, c’était pratique pour l’achat d’une maison. Dès que le banquier avait besoin de certains documents, je pouvais lui envoyer directement les documents par e-mail sans délai. C’était pratique.

Et cela ne me dérange pas de numériser un lot de documents de temps en temps. Je pense que c’est mieux que de simplement accumuler et trier de plus en plus de papiers au fil du temps. Nous avons maintenant un scanner à la maison, donc je n’utilise plus mon téléphone. Mais je continue à penser que le fait de le faire par téléphone était très pratique.

Le passage au zéro papier a été une excellente chose pour moi !

Conclusion

Je suis sans document papier depuis plus de deux ans maintenant, et je vous recommande de faire de même avant d’accumuler trop de documents. Utiliser CamScanner sur votre téléphone et stocker vos documents sur le cloud est très pratique. Et si vous disposez d’un scanner personnel, cela peut être encore plus facile.

Le passage au zéro papier est facile à réaliser et présente de nombreux avantages. Si vous voulez gagner de la place dans votre maison, c’est un bon point de départ.

Bien sûr, d’autres applications mobiles peuvent le faire. Et vous pouvez en trouver un meilleur pour votre situation. L’important est de tirer parti des avantages de la dématérialisation.

Si vous aimez l’approche minimaliste, vous pouvez essayer de faire de même pour votre maison avec la méthode Konmari.

Et vous ? Vous êtes déjà sans document papier ?

Monsieur The Poor Swiss est l'auteur du blog thepoorswiss.com. En 2017, il s'est rendu compte qu'il était en train de tomber dans le piège de l'inflation de son mode de vie. Il a décidé de diminuer ses dépenses et d'augmenter ses revenus. Ce blog parle de son histoire et de ses trouvailles. En 2019, il épargne plus de 50% de ses revenus. Son but est de devenir financièrement indépendant. Vous pouvez envoyer un message à Monsieur The Poor Swiss.

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